documento commerciale

Documento commerciale per hotel

documento commerciale
Documento commerciale di prova emesso dal nostro PMS

Da luglio 2019 per gli esercenti che superano i 400 mila euro di fatturato e da gennaio 2020 per tutti gli altri, è obbligatoria l’emissione della documento commerciale o ricevuta telematica al posto di quella cartacea.

Tra le categorie che maggiormente dovranno mutare le consolidate abitudini di certificazione dei ricavi, troviamo senza dubbio gli operatori del settore alberghiero e della ristorazione, che attualmente fanno ampio uso delle ricevute fiscali, che diverranno pertanto inutilizzabili.

I gestori hanno dovuto acquistare nuovi dispositivi chiamati stampanti telematiche o RT. Per agevolare gli esercenti l’agenzia delle entrate ha messo a disposizione un bonus del 50 per cento con acquisto agevolato fino a 250 euro.

Con il nuovo apparecchio è possibile memorizzare i dati dei corrispettivi giornalieri che saranno inviati direttamente all’Agenzia delle entrate ed emettere il documento commerciale

Ovviamente anche noi nel nostro gestionale abbiamo predisposto una serie di funzioni per emettere ricevute telematiche al posto delle ricevute cartacee.

Nello stile generale della nostra applicazione abbiamo cercato di fare le cose nella maniera più semplice possibile per evitare disagi ai nostri clienti.

In questo documento andremo a spiegarvi passo passo come impostare su Hotelpedia la ricevuta telematica ed emettere il documento commerciale.

Ovviamente per iniziare dobbiamo fare un collegamento tra stampante e PMS.

Configurazione iniziale della stampante telematica

Per emettere documenti commerciali da Hotelpedia, dovete essere in possesso di una stampante configurabile in modo RT come ad esempio una Ditron RT Telematca della Ditronetwork che vedete in figura in bassa con la quale abbiamo condotto i nostri test.

La Ditron Telematca usata per i nostri test nel PMS

Ad ogni modo non siete obbligati ad acquistare una Ditron, ma l’importante è che la stampante sia RT e supporti il protocollo OPOS.NET

La stampante ditron in programmazione protocollo deve essere su REMOTE PC avere un indirizzo ip e la porta 12345
per mappare la stampante nella cartella C:\Program Files (x86)\Ditron\RTOPOS lanciando il file RTLDNConfigurator
aggiungi stampante SOLAMENTE sotto fiscalprinter LDN (logical device name) con fiscal printer ldn uguale al nome virtuale impostato nella linguetta configurazione impostazioni stampante telematica di hotelpedia

Immettere l’indirizzo ip del campo “indirizzo ip della stampante” usando quindi connection type TCP e porta default 12345 oppure altri dati se il tecnico li ha modificati.

L’importante che il nome virtuale della stampante telematica di hotelpedia ed il logical name coincidano. Attenzione alle maiuscole e minuscole!

Per le stampanti EPSON utilizzare l’utility SETUPPOS che si trova nel menù EPSON OPOS FOR .Net che va lanciata con privilegi di amministratore.
Per installare i driver OPOS seguire questa guida https://support.microsoft.com/it-it/help/836447/how-to-set-up-opos-drivers-for-an-epson-printer-in-microsoft-retail-ma

Il manuale OPOS Epson è a questo indirizzo https://tec-mex.com.mx/downloads/st-a10/win7/ST-A10WinV1007/POSDRV/OPOS/OPOSDOC/TRSTA1xAPG6th.pdf
sviluppo epson
https://reference.epson-biz.com/modules/ref_epos_sdk_uni_en/index.php?content_id=1

Prima di cominciare a stampare assicurarsi di aver effettuato la procedura di inizializzazione di un nuovo DGFE

per portare la ditron in modalita’ RT
<4 > <9900>

Configurazione del PMS

Per configurare il PMS è necessario per prima cosa inserire il nome logico che abbiamo dato alla stampante.

Per fare questa operazione bisogna andare nel menù configurazione impostazioni generali linguetta stampante telematica.

Inserire nel campo nome virtuale il nome logico della stampante RT ed in indirizzo IP l’indirizzo inserito in fase di comunicazione (opzionale)

Sotto a questi due campi abbiamo 8 frasi personali che possiamo configurare all’inizio e alla fine del documento personalizzabili e modificabili in ogni momento.

Ad esempio nel periodo natalizio si può voler inserire una frase di auguri di Natale.

Ricordiamo che l’intestazione del documento commerciale va configurata sempre direttamente sulla stampante così come l’invio dei corrispettivi a fine giornata che verranno trasmessi dopo le 22 automaticamente dal dispositivo RT.

Fatta questa prima operazione bisogna andare nel menù aliquote iva se si ha bisogno di altre aliquote iva aggiuntive rispetto a quelle presenti sulla stampante.

C’è un campo codice che è il codice della stampante RT, l’aliquota iva corrispondente, un campo descrittivo della aliquota e per quali centri di ricavo del gestionale si applica.

Creazione di un nuovo documento commerciale

Come per gli altri tipi di documenti nel nostro programma, diamo sempre la possibilityà di emettere documenti sia in maniera automatica, come ad esempio al check out, sulla maschera di prenotazione, ma anche in maniera manuale come facciamo già per i documenti vari.

Nel menù amministrativo del gestionale abbiamo creato una nuova voce di menù chiamata documento commerciale che a sua volta contiene altre voci:

  • Nuovo documento: consente l’emissione di un nuovo documento commerciale
  • Elenco documenti: mostra l’elenco dei documenti commerciali emessi (documenti vari di tipo ricevuta)
  • Distinta di cassa giornaliera: stampa un riepilogo dei movimenti del giorno
  • Chiusura giornaliera: lancia il comando di chiusura giornaliera della cassa telematica azzerando il progressivo fiscale per cui fare attenzione nell’utilizzo di questo comando solo a fine giornata
  • Aliquote IVA: consente di mappare col gestionale le aliquote IVA della stampante RT
  • Modalità di pagamento: consente di mappare le modalità di pagamento della RT
  • Stampa giornale movimenti: consente la stampa di tutti i movimenti in un periodo di date dalla stampante RT
  • Documentazione: è il link a questo documento
  • Ripristina aliquote di default: ripristina in caso di problemi le aliquote iva di default ditron
  • Ripristina modalita pagamento di default: ripristina in caso di problemi le modalità di pagamento di default ditron

Le tabelle aliquote iva e modalità di pagamento nascono già mappate con i parametri di default della stampante Ditron Network RT Telematca quindi vanno verificate le corrispondenze in ogni caso prima di effettuare la prima stampa fiscale.

A tale proposito è possibile utilizzare la stampa di prova nelle impostazioni generali con cui si possono testare anche le diverse modalità di pagamento.

Per la Ditron in caso di errore per codice non valido occorre cliccare prima sul tasto C poi annulla scontrino ed infine il tasto conferma.

Emissione in fase di check out

Per emettere un documento commerciale in fase di check out nella tendina dove si sceglie il tipo di documento abbiamo aggiunto una nuova voce documento commerciale che ci consente di fare il check out emettendo un documento commerciale.

La procedura è identica ad una normale ricevuta solo che si apre una ulteriore maschera dove dovremo confermare i dati o eventualmente aggiungerne altri se vogliamo e poi cliccare sul pulsante crea documento.

Alla funzione di emissione di un nuovo documento commerciale abbiamo riservato il tasto funzione F11 essendo una funzione molto utilizzata.

Emissione dalla gestione ristorante

Sulla gestione ristorante accanto al tasto fattura elettronica troverete il tasto documento commerciale che riportera’ alla maschera vista precedentemente precompilata con tutti i dati del conto.

Emissione manuale di un documento commerciale

E’possibile emettere manualmente un documento commerciale nel menù amministrativo – documento commerciale – nuovo documento.

E’possibile come sui documenti vari selezionare il cliente, l’agenzia o l’azienda ed il sistema riporta in automatico tutti i dati.

Successivamente andremo ad inserire le righe scegliendo una aliquota iva se si tratta di una riga importo.

Le righe senza aliquota selezionata dalla tendina verranno intese come righe di testo.

Un avolta inserite tutte le righe per emettere il documento commerciale basta cliccare sul pulsante crea documento.